Analisis sistem (systems analysis) dapat
didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Atau secara lebih mudahnya, analisis
sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini
merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di
dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas
utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari
sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Langkah langkah analisis sistem
Di dalam tahap analisis sistem terdapat
langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan
sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang
menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada
tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem
adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
·
mengidentifikasi penyebab masalah.
Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu
berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya
dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, kita
mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan
suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih
dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya
tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab
terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan
semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha
memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi
terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak
akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil
tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil
tersebut jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis
yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa
penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna,
sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat
mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari
tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus membongkar semua
komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah. Tugas
mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih
dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atas
yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai
misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke
tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ?, mengapa jalannya mobil
tersendatsendat?, jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak
sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan
meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab
terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah
karena persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan
pembelian barang tidak ekonomis.
·
mengidentifikasi titik keputusan.
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga
harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus
mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat
diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang
sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan
yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan
suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang
berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang
kurang sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina
dan atau injeksi bensin di karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang
berpengalaman tidak akan membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi
cukup memeriksa pada titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan
analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik
keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik
keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat
digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form
flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli
mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan
untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang
kurang sempurna.
· mengidentifikasi personil-personil kunci.
Setelah titik-titik
keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka
selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang
langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah
tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan
mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi
jabatan (job description).
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem
yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci
bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini
diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di
tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh
data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary
survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah
penelitian terinci (detailed survey).Analis sistem perlu mempelajari apa dan
bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis
permasalahan-permasalahan, kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai
sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu
dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara,
observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas
yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :
· Menentukan jenis penelitian.
Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis
dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis
penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel)
tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin
diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan
sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem.
Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan
untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu.
Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan
untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.
· Merencanakan jadwal penelitian
Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan
diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan
memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya
penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari
penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
1)
dimana penelitian akan dilakukan;
2) apa dan siapa yang akan diteliti;
3) siapa yang akan meneliti;
4) kapan penelitian dilakukan.
Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke
dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal
wawancara dapat diatur yang terdiri dari :
a) tanggal wawancara akan dilakukan;
b) jam wawancara untuk tiap-tiap harinya;
c) yang melakukan wawancara;
d) yang diwawancarai;
e) lokasi letak wawancara akan dilakukan;
f) topik dari wawancara yang akan dilakukan.
Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri,
observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri.
Demikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur
tersendiri.
· Membuat penugasan penelitian
Setelah rencana jadwal
penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem
untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem
dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analis sistem
ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan.
Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena
kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada
tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.
· Membuat agenda wawancara
Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan
materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di
agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat
melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan
agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya
wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang
terlewatkan.
· Mengumpulkan hasil penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan
sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini
diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a) Membantu kelengkapan (aid to completeness)
Dengan digunakannya
formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul
akan terlihat.
b) Membantu analisis (aid to analysis)
Data yang dicatat
dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan
dianalisis
c)
Membantu komunikasi (aid to
communication)
Formulir-formulir standar akan membantu
anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang
lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram
komputer, operator dan pemakai sistem
d)
Membantu pelatihan (aid to training)
Pelatihan akan lebih efektif bila
dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.
e)
Membantu keamanan (aid to
security)
Dokumentasi yang berisi dengan fakta
terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar
oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang
akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan
yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami
kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau
modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.
Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama
adalah sebagai berikut ini :
1)
Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu
kegiatan.
2) Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama
3) Pengambilan sampel.
4) Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.
5) Elemen-elemen data.
6) Teknologi yang digunakan di sistem lama.
7)
Kebutuhan - kebutuhan informasi pemakai
sistem atau manajemen.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit
dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa
banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa
menganalisisnya.
a. Menganalisis Kelemahan Sistem
Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan
jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian
dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :
Apa yang dikerjakan ?
Bagaimana mengerjakannya ?
Siapa yang mengerjakannya ?
Dimana dikerjakannya ?
Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan
:
Mengapa dikerjakan ?
Perlukah dikerjakan ?
Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah
menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang
didaftar di atas.
Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang
tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini
dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya
efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk
menentukan kriteria penilaian sebagai berikut :
Relevance (sesuai kebutuhan)
Capacity (kapasitas dari sistem)
Efficiency (efisiensi dari sistem)
Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)
Accessibility (kemudahan akses)
Flexibility (keluwesan sistem)
Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)
Reliability (keandalan sistem)
Security (keamanan dari sistem)
Economy (nilai ekonomis dari sistem)
Simplicity (kemudahan sistem digunakan
Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya
analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik
untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem
yang ada.
Menganalisis Distribusi Pekerjaan
Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil
atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan
menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan
berikut ini :
o
Apakah tugas dan tanggungjawab telah
didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?
o
Apakah tugas dan tanggungjhwab telah
didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit
organisasi ?
dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan
personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang
harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang
bebannya.
Menganalisis Pengukuran Pekerjaan
Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab
pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
o
apakah kebijaksanaan dan prosedur telah
dipahami dan diikuti ?
o
apakah produktifitas karyawan memuaskan
?
o
apakah unit - unit organisasi telah
bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ?
o
apakah masing-masing kegiatan telah
mencapai sasarannya ?
o
apakah terjadi operasi-operasi yang
tumpang tindih ?
o
seberapa perlu hasil dari tiap-tiap
operasi ?
o
apakah tedapat operasi yang menghambat
arus data ?
o
apakah volume puncak dari data dapat
ditangani dengan baik ?
o
apakah terdapat standar kinerja yang
baik dan selalu dimutakhirkan ?
Menganalisis Keandalan
Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam
suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan.
Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab
pertanyaanpertanyaan berikut :
o
Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di
masing-masing operasi diminimumkan ?
o
Apakah operasi-operasi telah direncanakan
dengan baik dan terkendali ?
Menganalisis Dokumen
Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan
dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
o
seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada
?
o
apakah masing-masing dokumen telah
dirancang untuk penggunaan yang efektif ?
o
apakah tembusan-tembusan dari dokumen
perlu ?
Menganalisis Laporan
Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
o
dapatkah laporan-laporan dipersiapkan
dengan mudah dari file dan dokumen - dokumen yang ada ?
o
apakah terdapat duplikasi di file,
catatan-catatan dan laporan-laporan ?
Menganalisis Teknologi
Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
o
apakah fasilitas dari sistem informasi
(dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani
volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?
b.
Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai
atau Manajemen
Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan
yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup.
Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran
utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para
pemakainya perlu dianalisis.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari
analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini
diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan
sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen
bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari
temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang
disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada
manajemen adalah :
o pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
o
meluruskan kesalah-pengertian mengenai
apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai
menurut manajemen.
o
meminta pendapat-pendapat dan
saran-saran dari pihak manajemen.
o
meminta persetujuan kepada pihak
manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke
tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar